La participación de proveedores extranjeros en los procedimientos de contratación del Ecuador se rige por la Instrucción Nº MDN-SUF-2019-002 de 2 de mayo de 2019, titulada “Selección de proveedores de bienes estratégicos y/o prestación de servicios para la Defensa Nacional”, aprobada por el Ministerio de Defensa del Ecuador.

De conformidad con dicha Instrucción, los anuncios y los requisitos para la selección y el registro de proveedores de bienes y servicios estratégicos se publican en el sitio web del Ministerio de Defensa Nacional: www.defensa.gob.ec.

Los concursos se realizan en los meses de marzo y julio.

Para su inscripción en el Registro Nacional de Proveedores de Bienes y Servicios Estratégicos, las empresas interesadas deberán presentar una solicitud ante la Secretaría General del Ministerio de Defensa Nacional, dirigida al Coordinador General de Contratación de Bienes Estratégicos.

La documentación deberá presentarse en formato físico, acompañada de una copia electrónica de respaldo en formato PDF, dentro de un sobre sellado, no más tarde de 40 días calendario contados a partir de la fecha de publicación del anuncio.

Requisitos para la preparación de la documentación

Las personas naturales o jurídicas, ecuatorianas o extranjeras, deberán presentar documentos generales y específicos, de acuerdo con su ámbito de actividad, en original o en copias notarizadas, debidamente legalizadas consularmente o apostilladas, y oficialmente traducidas al idioma español, según corresponda.

Documentos generales

solicitud para la selección de bienes estratégicos y/o prestación de servicios. En el caso de personas jurídicas ecuatorianas o extranjeras, la solicitud deberá estar firmada por el representante legal o por una persona debidamente autorizada por el fabricante y/o distribuidor;

información general sobre el proveedor y sobre los bienes y servicios que pueden ser suministrados;

el proveedor (fabricante o distribuidor) de bienes y/o servicios estratégicos deberá presentar documentos que acrediten su capacidad y experiencia en la fabricación, distribución y/o comercialización.

Para acreditar dicha capacidad podrán presentarse autorizaciones conforme a estándares militares (MIL-STD), acuerdos de estandarización (STANAG), normas ISO, u otros documentos relacionados con el bien y/o servicio correspondiente, según su naturaleza.

Para acreditar la experiencia comercial, se presentarán documentos de operaciones comerciales y/o certificados emitidos por clientes a los que se hayan suministrado los productos.

El distribuidor deberá además presentar una carta mediante la cual se le autorice a actuar como distribuidor;

el distribuidor ecuatoriano o extranjero que, debido a su reciente constitución o a la reciente obtención del permiso de distribución (no superior a un año), no pueda acreditar experiencia propia, podrá presentar la documentación del fabricante del bien y/o servicio ofrecido;

declaración notarial mediante la cual la persona natural o el representante legal de la persona jurídica ecuatoriana o extranjera manifiesta:

• el domicilio de la persona natural o jurídica y de su representante legal o apoderado;

• su consentimiento para el cumplimiento responsable de las obligaciones de confidencialidad y resguardo de la información;

• que toda la documentación presentada es auténtica y veraz;

estados financieros correspondientes al ejercicio anterior, que reflejen la situación económica de la persona natural o jurídica ecuatoriana o extranjera que actúe como fabricante y/o distribuidor autorizado;

poder para la realización de trámites administrativos y jurídicos, ya sea como representante autorizado de la persona natural o jurídica ecuatoriana o extranjera o exclusivamente para el proceso de selección.

Documentos específicos

Para personas naturales ecuatorianas o extranjeras residentes en el Ecuador:

• certificado de cumplimiento de obligaciones tributarias ante el Servicio de Rentas Internas;
• original o copia certificada del Registro Único de Contribuyentes (RUC);
• en caso de ser empleador, certificado de no adeudar obligaciones al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS).

Para personas jurídicas ecuatorianas o extranjeras con domicilio en el Ecuador:

• original o copia certificada de los documentos constitutivos de la empresa, estatutos y sus modificaciones, de ser el caso;
• original o copia certificada del nombramiento vigente del representante legal, inscrito en el Registro Mercantil;
• certificado de cumplimiento de obligaciones tributarias ante el Servicio de Rentas Internas;
• certificado de cumplimiento de obligaciones patronales ante el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS);
• original o copia certificada del número de Registro Único de Contribuyentes (RUC);
• documento que acredite que la empresa no consta como contratista incumplido o adjudicatario fallido ante el Servicio Nacional de Contratación Pública (SERCOP), conforme al Registro de Contratistas.

Para personas jurídicas extranjeras con domicilio fuera del Ecuador:

• original o copia certificada de los documentos constitutivos de la empresa, estatutos y sus modificaciones, de ser el caso;
• original o copia certificada del nombramiento vigente del representante legal, debidamente registrado;
• original o copia certificada del documento emitido por la autoridad tributaria o entidad equivalente del país de origen.

La verificación de la documentación presentada tendrá una duración aproximada de 40 a 45 días. Finalizado dicho proceso, se adoptará una decisión sobre la inscripción o no inscripción de la empresa solicitante en el Registro Nacional de Proveedores de Bienes y Servicios Estratégicos, lo cual será debidamente notificado al solicitante.

En caso de resolución favorable, la empresa podrá participar en los concursos correspondientes y ampliar el listado de bienes y servicios ofrecidos.

* Los formatos de los documentos se encuentran disponibles en:

https://www.defensa.gob.ec/registro_proveedores/